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办公设备的概念

发布时间:2011-3-6    浏览次数:3339        【打印本页】  【关闭窗口】
一、办公设备的概念  
      办公设备,英文Office Equipments,泛指与办公室相关的设备。办公设备有广义概念和狭义概念的区分。狭义概念指多用于办公室处理文件的设备。例如,人们熟悉的传真机、打印机、复印机、投影仪、碎纸机、扫描仪等,还有台式计算机、笔记本、考勤机、装订机等。广义概念则泛指所有可以用于办公室工作的设备和器具,这些设备和器具在其他领域也被广泛应用。包括电话、程控交换机、小型服务器、计算器等。办公设备与办公耗材不同,可以说,买办公设备是购房,买办公耗材是装修。
二、办公设备的分类和清单 
      根据国家统计局起草的国家质量监督检疫检验总局批准发布的GB/T4754-2002《国民经济行业分类》的规定,文化、办公用机械制造包括六大项:4151电影机械、4152幻灯及投影设备、4153照相机及器材、4154复印和胶印、4155计算器级货币专用设备、4159其他文化、办公设备。其中4154、4155、4159中包括了上述狭义概念中的大多数产品。
(一)根据使用对象:
  可分为普通办公设备和专业办公设备。例如,几乎在所有办公室都能见到的传真机、打印机、复印机等就是普通办公设备。而邮局、银行、金融、财务、铁路、航空、建筑工程等机构和部门使用的有特殊构造和要求的设备被称为专业办公设备。例如,各种非标准尺寸(纸张幅面)的票据打印机、POS机(可传输信息和打印票据)、货币清分机、AMT及打印机等。
(二)根据功能和用途:
  大致可分为:文件输入及处理设备、文件输出设备、文件传输设备、文件整理设备等。每一类设备又都包括多种产品,以下列举的只是其中的主要设备或常用设备。
  1.文件输入及处理设备:计算机、文件处理机、打字机、扫描仪等。
  2.文件输出设备:可分为文件复制设备和文件打印设备。
  3.文件复制设备包括:制版印刷一体化速印机和油印机、小胶印机、重氮复印机(晒图机)、静电复印机、数字式多功能一体机、数字印刷机、轻印刷机、喷墨复印机等。
  4.文件打印设备包括:激光打印机、喷墨打印机、针式打印机和绘图机等。
  5.文件传输设备:传真机、计算机、电传机等。
  6.文件储存设备:缩微设备、硬盘等。
  7.文件整理设备:分页机、裁切机、装订机、打孔机、折页机、封装机等。
  8.网络设备:网络适配器、路由器、交换机、调制解调器等。
  随着技术进步和由于办公室工作细化而对产品不断提出新的要求,各类新型办公设备产品层出不穷,更新换代速度也越来越快。但是,大多数办公设备属于以机电为基础的耐用设备,所以在各类办公室中多种类型、多代设备同时服务于办公的现象比较常见。
(三)办公设备清单
  办公设备的清单往往很混乱,这是因为根据不同的标准分类不同所造成,以下是从仁通科技网站摘录的关于办公后勤外包所列举的部分办公设备清单,仅供参考:
  1、复印机(低速复印机、中速复印机、高速复印机、彩色复印机、小型复印机)
  2、打印机(激光黑白打印机、彩色激光打印机、喷墨打印机、针式打印机、标签打印机、卡打印机)
  3、投影机(商务投影机、工程投影机、教育投影机、投影机灯泡、电子白板、投影幕、幻灯仪)
  4、传真机(喷墨传真机、激光传真机、碳带传真机、热敏传真机)
  5、一体机(彩色喷墨一体机、彩色激光一体机、黑白激光一体机、数码一体机、工程复印一体机)
  6、扫描仪(高速扫描仪、大幅面扫描仪、普通扫描仪、工程扫描仪)
  7、绘图仪(激光绘图仪、喷墨绘图仪、服装绘图仪、晒图机 )
  8、电话机(会议电话、录音电话机、无绳电话机、普通电话机、程控交换机、音频机、音视屏 )
  9、计算机(掌上电脑、显示器、台式机、笔记本)
  10、数码产品(照片打印机、电子词典、数码摄像机、数码相机、单反相机)
  11、文件整理机(胶装机、配页机、装订机、打孔机、切/裁纸机、塑封机、折纸机、冷裱机、订折机、压痕机、覆膜机、碎纸机)
  12、文仪器材(收款机/POS机、刻字机、点钞/验钞机、中/英文打字机、除湿机、名片王系列、打印服务器、空气净化器、手写输入系列、扫译笔系列、激光条码扫描枪)
三、办公设备的时代特点
1、彩色化:
  越来越多的办公文件是以图文混排的方式进行排版的,且人们的视觉越来越挑剔,黑白的文件已无法满足办公需要。所以,彩色喷墨打印机、彩色激光打印机、彩色热升华打印机、彩色数码复印机在未来的二三年后必定会成为办公文印市场的主角。
2、多功能:
  如果一台办公设备只具有某一种功能,只有一种情况,那就是使用者对这个功能的需求相当大,对其它的功能可以忽略,但现在人们都一台机器具有多种功能,已经是购买一台机器的最少要求,同时可以网络打印、复印、传真、电邮、扫描的机器越来越受顾客的喜爱。
3、高速化:
  人们将会越来越珍惜时间,如果有大批量的印务,肯定会购买高速机器。并且要求首张复印或打印的速度在5秒之内,因为顾客没有太多耐心。
4、网络化:
  人们越来越相信网络,越来越依赖网络,如果一台办公设备不可以进行网络传输,它的命运只能是被淘汰。
四、办公设备的使用维护
  办公设备提倡主动维修,使机器的停机时间处于最小,从而获得最佳使用效率和价值。
  复印机、打印机、传真机、证卡机等等……是集光学、机械、电子技术为一体的精密办公设备,通过使用颗小的静电墨粉,利用静电原理,在感光材料上形成静电潜像,使微小的墨粉附在感光材料上,再将其转印到纸上从而得到需要副本。这个工序是利用静电的特性进行的。因此,在机器内部的传动部件、光学部件以及高压部件上容易附着纸屑、漂浮的墨粉等,但这些的存在只会影响复印的质量。若放任不管,会增加机器的驱动负荷,妨碍热量的排除,说不定也可能是造成机器故障的原因。
  定期的维护保养,可以清除机器内部的污垢,在必要的部件上加注润滑油,清洁光学部件,改善复印品质量,将可能发生的故障消灭在萌芽状态,减少停机时间。
  然而,办公设备具有专业性和技术性,对维修技术要求很高,根据仁通科技的研究数据,84%以上的办公设备损坏是由于操作和使用不当造成的,因此,一个企业要对办公行政人员做专门的办公设备维修和维护培训,或者采用办公设备外包的方式来解决。
五、办公设备节省下来的钱会吓你一大跳
  自从“低碳办公”这个概念被提出,在打印领域里,打印机厂商不断推出新技术,在“节能”字眼上做文章,如省墨技术、双面打印(省纸)、能耗的节省等等。对于办公设备能耗的节省,一台打印机一年用多少电呢?一台数码复合机一年的电费大约为1000元。
  在目前的打印办公设备中,喷墨打印机是耗电量最小的,一般工作时功耗仅为15~20W,待机约为0.8W。相比之下,激光产品就属于耗电大户,目前普通的激光打印机工作时功耗在300~500W之间,待机约为3~5W,这样的功耗大概喷墨产品的几十倍左右。不过,在所有的办公外设产品中,激光打印机还不算用电大户,数码复合机才是“老大”,理由是它集成了A3幅面的打印、复印、扫描单元,工作中的瞬时功率可达到1000W以上,目前普通数码复合机功耗在1300~1600W。此外,具备传真收发功能的产品需要长时间开机,电力消耗很高。
  以一天工作2~3小时,待机6~8小时,关机13~16小时(72.7%的企业打印机不关机),一月22~24个工作日,一年12个月,每年一台打印机工作状态时间为550小时左右,休眠或待机时间为1550小时,其余时间处于关机状态。以商业用电1元/千瓦来计算,喷墨打印机一年的工作电费不到100元,激光打印机一年工作电费大概也是200元左右。照这样的计算,打印机的确用电不多。但是对于一台数码复合机来说就远不止这个数目,按照以上的计算方法,一台数码复合机一年的电费大约为1000元,一个月的电费是83元。我们也不能少看一年才1000元的电费。小数怕长计,时间一长,成本就很容易计算出来。以5年时间来计,一个数码复合机就需要交5000元电费,这样的费用就足可以重新购买一台新机。而且企业里不仅只有一台办公产品,如果将几台办公产品5年的电费加起来,那也是一个相当大的数目。再从节能环保的角度来看,目前中国在登记的企业超过5000万家,如果一家仅用一台办公设备,那一年的能源消耗就是一个庞大的数据。
  然而,办公设备中耗电成本只是办公设备成本中很小的一部分,耗电成本占办公设备总成本不到5%,根据仁通科技在其办公外包服务中的研究数据:企业在使用办公外包服务以后,其中办公设备以及耗材的成本可以降低17%—30%,在一个40—60人的中小型企业中,可平均节约1.37个人力资源成本,办公效率可以提高20%以上。可见,办公外包(尤其办公设备外包)的经济效益非常巨大,这对于一个企业来讲,是一组庞大和令人深思的的数字。
五、办公设备租赁项目介绍
  办公设备租赁业务是当今世界上最为先进的服务方式之一,在世界上许多国家和地区普遍实行了多年。租赁的主要特点是复印机用户只需按每月复印量支付少量费用,此外一切机器运作所需零配件、墨粉硒鼓等耗材、人工全部由租赁公司免费提供(不包括纸张)根据用户每月使用机器的印量收取服务费用,即采用“按印收费”(FSMA)——按照用户的使用量即机器的读数来计算用户应支付的服务费用。
 

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